経営実績表を活用した診療分析

経営実績表を活用した診療分析について

弊社では、ご支援している歯科医院様へ通常の試算表とは別に左記の資料を持っていっています。これの活用方法を分かりやすくお伝えするために、院長と担当者の会話を取り上げました。
数字から読み取れる事を院長に投げかけて、院長の問いに対して提案をしています

当期経営実績平均の例

院長と担当者との会話

事例①

担当「収入が前月より20万円減っています。原因としては、レセプト枚数は変わらないのですが、回転数が下がっているために延べ患者数が減少しています。キャンセルが多かったですか?」

院長「そうだね。雨が降ったり、急に朝晩寒くなって患者さんが遠のいた感じがするね。どうしたらいいの?」

担当「まず、電話でキャンセルされても次の予約を取られていることを確認しましょう。次回予約が無ければ、電話かハガキを出すというのはいかがでしょうか?」

院長「そうだね。やってみよう!」

事例②

担当「収入が前月より20万円減っています。原因としては、レセプト単価が100点低いです。保険の補綴セットが減りましたか?」

院長「どうだろうね。心配だな。どうやったら調べられる?」

担当「技工指示書の枚数を数えてみましょう。またインレー、クラウン、ブリッジ、デンチャーに分ければより詳しく調べられると思います。 また患者さんが自費補綴を選ばれていれば、点数が下がっても総収入と利益率は良いので、安心できますよね」

院長「そうか。やってみよう!」

事例③

院長「自費補綴があんまり出ないな~、不景気だからかな~」

担当「院長は、一月いくらくらいの自費収入を目指していらっしゃいますか?」

院長「クラウンとかの補綴物で月に50万円から60万円くらいあるといいな」

担当「ここでも技工指示書を数えてみましょう。補綴物の総量を数えて、何割の人が自費補綴を選んでくれればいいのでしょうか。」

院長「だいたい月30個出ているから、20%の6人が選んでくれたらいいよね」

担当「そうですね。患者さんに自費補綴を選択してもらうためには、院長の場合に置き換えると、月間30人の患者さん全員に自費補綴の良さを分かりやすく伝えることが、獲得数を増やすことに繋がります。自費補綴の良さって何ですか?」

院長 「自分の歯の色に近い歯を作れて、見た目が綺麗。あとは、金属アレルギーが無いってことかな。」

担当「教えて頂いてありがとうございます。それを見た目にも分かりやすく伝えるツールを持っていますので、これを使ってください。
またいくつかある支払い方法について選択肢を挙げて、医療費控除の活用を説明すると、より獲得率が高まると思います。」

院長 「わかった。ありがとう。説明用のツール全部ちょうだい!」

事例④

院長「勤務医時代は、一日25人から30人診ていたけど、うちはそんなに来ないよね。急患が来てないからかな?」

担当「院長のところは、1割が急患で9割は予約の患者さんですよね。急患を増やすことは難しいので、1日の予約枠をユニット一台にあと2人ずつ増やしてみてはどうですか。予約表をちょっと見せて下さい。」

院長「分かった。これで何が分かるの。」

担当「予約は受付スタッフに任せてあるのですよね。一日の内にいくつか空いている時間があります。また夕方の時間帯も空いています。」

院長「1日1ユニットに10人予約をいれるように指示したらいいの?」

担当「そうです。曜日と時間帯によってスタッフさんの人数が違うので、手薄になっている時間帯は考慮しながら、予約を詰めて入れてもらいます。」

院長「なるほどね。キャンセルする患者さんもいるから、急患の人はそこで診たらいいよね。でも私が治療する患者さんが同じ時間に固まると大変になるよね。」

担当「それはあります。なので、衛生士さんがメインでされるスケーリングやPMTCを間に入れる必要があります。院長の治療枠と衛生士さんの枠を色で分けると、受付スタッフがどこに院長の治療を入れていいか一目でわかるようになります。」

院長「わかった!次のミーティングでスタッフみんなに話してみよう!」

事例⑤

院長「他院と比べて、うちの医院の経営状況ってどうなの?」

担当「ユニット3台の支援先が53件ありますが、その平均値と比較してみましょう。レセプト枚数が227件で延べ患者数が483人。年間総収入が、4170万円で す。院長のところの方が、平均より2割増しに高い成績となっています!」

院長「そうか!俺って頑張っているな。ありがとう」

事例⑥

院長「開業4年目で、月間リコールの人数ってどのくらいが平均なの?」

担当「弊社のデータでは、60人です。院長の医院と比べて20人くらい多いですね」

院長「へ~、結構皆さん頑張っているね。他の医院はどうやって増やしている?」

担当「定期健診の重要性をしっかり伝えていらっしゃいますね。初診時と治療途中と治療終了後に説明の時間を設けて説明されています。具体的には、患者さんのお口の状況説明と、定期健診を続けている人とそうでない人の残存歯数のデータを元にして効果を話して、定期健診時にどういう事をするのか説明されています。弊社で作成した説明用ツールもありますので、これを参考にされてみて下さい」

院長「しっかり重要性を伝えることが大事みたいだね。明日からやってみよう!」

事例⑦

院長「ユニットを増やすタイミングってあるの?」

担当「一日の来院人数が30人を超える日が出てくると、増やした方がいいでしょうね。単純に予約枠が増えることになり、過去の実績でも増収増益となっています。ちなみにユニットを一台増やした場合は、最低一日2名の患者さんがそこで治療を受け れば、元は取れる計算です。ユニット3台とユニット4台の平均の収益を比べると、明らかに収益が4台の方がいいです。これは、患者さんが増える事はもちろん、自費治療を選択される人数が単純に増えるからだと思います」

院長「そこまで言うんだったら買おうかな。現金で買った方がいい?それとも銀行から借りた方がいい?」

担当「工事費まで考えると、300万円から400万円かかりますので、運転資金を減らさない為にも、銀行からの借り入れをお勧めします。」

院長「わかった。やる気がでてきたぞー」

最後まで読んでいただいてありがとうございます。
税理士法人アップパートナーズ 歯科担当者一同

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